Jhpiego est une ONG internationale de santé publique à but non lucratif, affiliée à l’Université Johns Hopkins de Baltimore, aux États-Unis. Sa mission principale est d’améliorer la santé des femmes et des familles à travers le monde, en mettant l’accent sur l’accès à des services de santé de qualité. Pour cela, Jhpiego s’appuie sur des programmes innovants et des partenariats stratégiques.
Le rôle de coordinateur/trice des achats est crucial dans le contexte de la mission de Jhpiego. Cette personne est chargée de la planification, de la coordination et de l’exécution des activités d’approvisionnement. Sa responsabilité principale est de garantir que les biens, les travaux et les services nécessaires soient acquis à temps, à un coût raisonnable et conformément aux réglementations en vigueur.
Planification et analyse des approvisionnements
La première étape du processus d’approvisionnement consiste à élaborer un plan d’approvisionnement annuel, conçu en consultation avec les différentes équipes concernées. Le coordinateur/trice devra effectuer des analyses de marché afin d’évaluer la disponibilité des produits et comparer les prix. Cela permet de s’assurer que Jhpiego obtient le meilleur rapport qualité-prix pour chaque projet.
Opérations d’approvisionnement et conformité
Le cycle d’approvisionnement inclut plusieurs étapes que le/la coordinateur/trice doit gérer efficacement. Cela va de la demande initiale jusqu’à la livraison finale. La personne en charge rédige des demandes de prix et des appels d’offres tout en animant les comités de sélection. Respecter les réglementations des bailleurs de fonds et des autorités locales est primordial, et le coordinateur/trice doit également tenir à jour une documentation précise pour les audits.
Gestion des fournisseurs et des contrats
Un autre aspect important de ce rôle est la gestion des relations avec les fournisseurs. Le/la coordinateur/trice doit maintenir une base de données actualisée des fournisseurs, présélectionner les meilleurs d’entre eux et gérer le renouvellement des contrats. Suivre la performance des fournisseurs et résoudre les problèmes éventuels fait également partie de ses responsabilités, afin d’assurer une chaîne d’approvisionnement efficace.
Coordination et renforcement des capacités
Le coordinateur/trice des achats doit travailler en étroite collaboration avec les équipes des finances, de la logistique et des programmes. Cette collaboration est essentielle pour garantir le respect des délais, des budgets et des besoins spécifiques des programmes. En outre, le coordinateur/trice est chargé(e) de former les équipes à la gestion des achats afin de renforcer les capacités internes.
Appels d’offres et processus concurrentiels
L’organisation des processus d’appel d’offres (RFQ/RFP/RFI) est également une responsabilité clé. Cela implique de superviser la notation des offres et de mener des débriefings pour évaluer les propositions reçues. Un processus transparent et compétitif est crucial pour garantir les meilleures conditions d’achat pour l’organisation.
Rapports et documentation
Enfin, le/la coordinateur/trice doit tenir à jour un registre des achats et préparer des rapports réguliers. Ces documents servent non seulement à la gestion interne, mais également à soutenir les audits d’achats, qu’ils soient internes ou externes. Un bon système de documentation est indispensable pour assurer la transparence et la conformité.
Qualifications requises
Pour réussir dans ce rôle, un baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est requis. Une expérience de plus de trois ans en approvisionnement ou en gestion de la chaîne logistique, de préférence dans un contexte d’ONG ou financé par des donateurs, est également essentielle. La connaissance des logiciels d’approvisionnement, tels que SAP, Oracle ou Coupa, est un atout indéniable.
Qualifications souhaitées
Une solide connaissance du cycle de vie des achats, ainsi que des capacités analytiques pour effectuer des analyses comparatives des coûts et suivre les indicateurs clés de performance (KPI), sont également des compétences souhaitées. Enfin, d’excellentes compétences en communication et la capacité à gérer les relations avec les parties prenantes et les fournisseurs sont indispensables.
